Algdokumentide arhiveerimine ja säilitamine raamatupidamisprogrammis on kindlasti üks teema, mis tekitab suurt peavalu ja töökoormust ettevõtluses. Eriti siis, kui igakuiselt on palju arveid ja ostutšekke, mida raamatupidajale edastada.
Nüüd on võimalik kõik algdokumendid manusena salvestada raamatupidamisprogrammi vastava kande või dokumendi juurde ning kaob ära vajadus eraldi väliste algdokumentide arhiveerimiseks, sest seda teeb Account Studio.
Vaata, kui lihtsalt dokumentide arhiveerimine ja säilitamine toimub.
1. Dokumendihalduse aken
1.1 Dokumendihalduse akna avamiseks vali Dokumendid->Dokumendihaldus->Ava.
Avaneb “Dokumendihaldus aken”.
1.1.1 Dokumente saab algatada manus faili või faile tirides manusdokumentide listi (kollane kast).
Tirides korraga mitu faili esitatakse küsimus „Tee üks manus kõikidele failidele”.
Valides „Yes“ tehakse kõikidest tiritud failidest üks dokument. Valides „No“ tehakse igast failist eraldi dokument.
1.1.2 Dokumendihalduse akna all “Lisa fail” nupp võimaldab dokumente algatada.
Avaneb dokumendi aken.
1.1.2.1 Dokumendihalduse aknas on võimalik määrata dokumendile nimi ja kirjeldus.
1.1.3 Dokumente on võimalik kopeerida erinevate firmade vahel “Copy” nupu abil dokumendid aknas (1.1). Mitme dokumendi korraga kopeerimiseks tuleb Ctrl + parema hiire klahvi vajutusega ära märkida dokumendid mida soovite kopeerida ja valida “Copy”. Dokumentide asetamiseks teise firma baasi tuleb valida “Paste”.
1.1.4 Kõiki dokumentide faile on võimalik korraga eksportida “Ekspordi kõik failid” nupuga. Avaneb “Browser For Folder” aken millelt saab valida sobiva kausta kuhu failid salvestada. Salvestamiseks vajuta “OK”.
1.2.1 Manusdokumendile on võimalik faile lisada tirides faili manusdokumendi detail vaatele (kollane kast).
1.2.2 Manuse failid listi all “Ava fail” nupp avab faili.
1.2.3 Manuse failid listi all “Lisa fail” võimaldab manusdokumendile lisada faile.
1.2.4 Manuse failid listi all “Kustuta fail” kustutab faili manusdokumendi juurest.
1.2.5 Manuse failid listi all “Lae alla fail” võimaldab salvestada fail.
1.3.1 Manusega seotud dokumendid listi all “Ava dok” võimaldab avada valitud dokumendi.
1.3.2 Manusega seotud dokumendid listi all “Seo dok” võimaldab siduda manusdokumendi olemasoleva lao dokumendiga.
1.3.3 Manusega seotud dokumendid listi all “Eemalda dok” kustutab seose manusdokumendi ja lao dokumendi vahel (ei kustutata manusdokumenti ega laodokumenti).
2. Manusdokumendi lisamine kande aknas.
2.1 Olemas oleval kandel on võimalik manusdokumente lisada manus faili või failide tirimisega kande aknale. Mitme manusfaili tirimisel tekib igale failile eraldi manusdokument.
2.2 Olemas olevat kannet on võimalik seostada olemas oleva manusdokumendiga „Lisa“ nupule vajutades.
Avaneb manusdokumendi aken. Valides sobiv manusdokument ja vajutades „OK“ lisatakse manusdokument kandele.
2.3 „Kustuta” nupualt on võimalik kande ja manusdokumendi vaheline seos kustutada (manusdokument ise ei kustu).
2.4 „Ava“ nupualt saab avada manusdokumendi.
Avaneb manusdokumendi aken.
3. Manusdokumendi lisamine „Otsi kanne“ aknas.
„Otsi kanne“ aknas saab kannetele manusdokumente lisada manus faili tirides vastava kande rea peale. Faile saab tirida nii ühe kui ka mitme kaupa korraga.
Mitme manusdokumendi lisades ilmub küsimus kas teha manus failidest üks manusdokument või mitu.
Valides „Yes“ tehakse kõikidest tiritud failidest üks manusdokument. Valides „No“ korral aga igale failile eraldi manusdokument.
Algdokumentide arhiveerimine ja säilitamine AccountStudio raamatupidamisprogrammis on imelihtne. Kui Sul tekkis küsimusi või soovid nõu, siis kirjuta meile info@accountstudio või helista 680 6054.